Πλατφόρμα Αναφορών & Παροχής Υ.Π.Π.Α. Whistleblowing Services

Νέα Υπηρεσία της Hellecon Services σχετικά με την παροχή πλατφόρμας αναφορών και παροχής Υ.Π.Π.Α. - “Hellecon Whistleblowing Services”

Η Τεχνική ομάδα της Hellecon Services στα πλαίσια της προσπάθειας για συνεχή υποστήριξη των πελατών μας βρίσκεται στην ευχάριστη θέση να σας προσφέρει την νέα υπηρεσία Hellecon Whistleblowing Services η οποία καλύπτει όλες τις υποχρεώσεις που προκύπτουν από τον νόμο 4990/2022 (ΦΕΚ Α’ 210/11.11.2022), στον οποίο ενσωματώθηκε η Ευρωπαϊκή Οδηγία της 23ης Οκτωβρίου 2019, για το whistleblowing (ΕΕ) 2019/1937.

Ο N.4990/2022 αποσκοπεί στη διασφάλιση ενός ολοκληρωμένου πλαισίου προστασίας των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του Eνωσιακού δικαίου και θέτει συγκεκριμένες κανονιστικές απαιτήσεις συμμόρφωσης για τις επιχειρήσεις.

Αντικείμενο του νόμου είναι η ίδρυση ενός συστήματος εσωτερικής και εξωτερικής αναφοράς παραβιάσεων, η προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις εν λόγω παραβιάσεις, η οργάνωση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης των αναφορών και οι κυρώσεις που επιβάλλονται.

Η Hellecon Services αναλαμβάνει όλη την διαδικασία για εσάς:

• με την χρήση αξιόπιστης και πιστοποιημένης πλατφόρμας για την ασφάλεια και την προστασία προσωπικών δεδομένων, η οποία παράλληλα είναι απλή , εύκολη και φιλική για όλους τους χρήστες.
• δυνατότητα παροχής Υ.Π.Π.Α.
• με πλήρως εκπαιδευμένα και καταρτισμένα άτομα για την διαχείριση των υποθέσεων σε όλα τα επίπεδα.

Στην συνέχεια ακολουθεί το πλήρως πληροφοριακό υλικό που θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε πλήρως θέματα που αφορούν την νομοθεσία και την διαδικασία υλοποίησης. Ωστόσο η ομάδα της Hellecon Services είναι στην διάθεσή σας για οποιαδήποτε επιπρόσθετη πληροφορία. Σύντομα θα πραγματοποιήσουμε ενημερωτικό Webinar για την παρουσίαση των υποχρεώσεων που προκύπτουν από τον Νόμο 4990/2022 και των προτάσεων μας για την πραγματοποίηση αυτών ώστε να καλύψουμε πιθανές απορίες σας.

Για το webinar σύντομα θα λάβετε νεότερη ενημέρωση.

Νόμος 4990/2022 (ΦΕΚ Α’ 210/11.11.2022)

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΝΟΜΟΥ

Ποιοι έχουν υποχρεώσεις και από πότε;

Ο νόμος 4990/22 που αφορά την θέσπιση Υπεύθυνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) διακρίνει τρεις κατηγορίες ιδιωτικών φορέων:

• Φορείς με περισσότερους από 250 εργαζομένους, με υποχρεώσεις από 11.05.2023 (με την δήλωση Υ.Π.Π.Α στο ΣΕΠΕΝΕΤ έως 16.7.2023)
• Φορείς με 50-249 εργαζομένους, με υποχρεώσεις από 17.12.2023.
• Φορείς με λιγότερους από 50 εργαζόμενους : Στις υποχρεώσεις εμπίπτουν και φορείς που δραστηριοποιούνται σε συγκεκριμένους τομείς (ειδικότερα στους τομείς χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, μεταφορών και περιβάλλοντος, καθώς και φορείς που λειτουργούν βάσει απόφασης έγκρισης περιβαλλοντικών όρων, ή των οποίων οι δραστηριότητες δύνανται από τη φύση τους να προκαλέσουν κίνδυνο για το περιβάλλον και τη δημόσια υγεία), ανεξαρτήτως του αριθμού εργαζομένων που απασχολούν.

Ποιες παραβιάσεις αφορά ο νόμος;

Το πεδίο εφαρμογής του νόμου αφορά σε παραβιάσεις:

• κρίσιμων τομέων του ενωσιακού δικαίου.
  Παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στους τομείς : των δημόσιων συμβάσεων, των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων, της ασφάλειας των μεταφορών, της προστασίας του περιβάλλοντος, της προστασίας από την ακτινοβολία, της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων, της δημόσιας υγείας, της προστασίας των καταναλωτών, της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών.
• που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης
• που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρου 26 της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

Σε ποια πρόσωπα που προβαίνουν σε μια αναφορά προσφέρει προστασία ο νόμος;

 Οι διατάξεις του νόμου προσφέρουν προστασία:

1. στους εργαζομένους, με πλήρη ή μερική, μόνιμη ή εποχιακή απασχόληση,
2. στους μη μισθωτούς, αυτοαπασχολουμένους ή συμβούλους ή εργαζομένους κατ’ οίκον,
3. στους μετόχους και τα πρόσωπα που ανήκουν στο διοικητικό, διαχειριστικό ή εποπτικό όργανο, περιλαμβανομένων μη εκτελεστικών μελών, καθώς και στους εθελοντές και ασκούμενους, αμειβόμενους ή μη,
4. στους εργαζομένους αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών, και
5. σε πρώην εργαζόμενους (συμπεριλαμβανομένων των συνταξιούχων) και σε υποψήφιους εργαζόμενους.

Ακόμα, προσφέρεται προστασία και σε τρίτα νομικά και φυσικά πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και μπορεί να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο (π.χ. σε συναδέλφους ή συγγενείς των αναφερόντων).

Ποιες είναι οι βασικές υποχρεώσεις των επιχειρήσεων;

Οι βασικές υποχρεώσεις των επιχειρήσεων περιλαμβάνουν τα εξής:

1. Ορισμό Υπεύθυνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) και δήλωση αυτού στην Επιθεώρηση Εργασίας.
2. Ανάπτυξη διαδικασίας και συστήματος εσωτερικής υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης αναφοράς.
3. Ορισμό αρμόδιου οργάνου (π.χ. Επιτροπής) για τη διερεύνηση της αναφοράς.

Για πόσο διάστημα ισχύει η υποχρέωση ορισμού ΥΠΠΑ;

Η υποχρέωση ορισμού ΥΠΠΑ διατηρείται για δύο ημερολογιακά έτη μετά από το έτος κατά το οποίο ο φορέας συμπλήρωσε τον αριθμό των 50 απασχολουμένων.

Ποιος μπορεί να είναι ο ΥΠΠΑ

Ο Υ.Π.Π.Α. μπορεί να είναι είτε εργαζόμενος του ιδιωτικού φορέα είτε τρίτο πρόσωπο, το οποίο συμμορφώνεται με τις επιταγές του παρόντος. Και στις δύο περιπτώσεις, αναφέρεται απευθείας στο ανώτατο διοικητικό όργανο του φορέα.

Επίσης, τρίτα μέρη μπορούν να εξουσιοδοτηθούν για την παραλαβή αναφορών παραβιάσεων εκ μέρους νομικών οντοτήτων του ιδιωτικού και του δημόσιου τομέα, υπό την προϋπόθεση ότι παρέχουν τις δέουσες εγγυήσεις για την τήρηση της ανεξαρτησίας, της εμπιστευτικότητας, της προστασίας των δεδομένων και της μυστικότητας. Τέτοια τρίτα μέρη μπορούν να είναι πάροχοι πλατφορμών εξωτερικής αναφοράς, εξωτερικοί σύμβουλοι ελεγκτές ή εκπρόσωποι των εργαζομένων (ΟΔΗΓΙΑ (EE) 2019/1937 ΤΗΣ ΕΕ

Ποιος είναι ο ρόλος του ΥΠΠΑ;

Ο ρόλος του ΥΠΠΑ είναι κομβικός και περιλαμβάνει σειρά υποχρεώσεων, όπως:

• ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα,
• σέβεται και τηρεί τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβε γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του,
• απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.
• Παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός του φορέα και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε όλο το προσωπικό.
• Παραλαμβάνει τις αναφορές και βεβαιώνει την παραλαβή τους στους αναφέροντες εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής.
• Προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες προκειμένου να επιληφθούν της αναφοράς τα αρμόδια όργανα του φορέα ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη ή υποβάλλεται καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση.
• Διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και των εμπλεκομένων.
• Παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και εφόσον απαιτείται, ζητεί περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν.
• Ενημερώνει τον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής.
• Παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (ΕΑΔ) και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
• Σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα.
• Συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στον φορέα.

Οφέλη για τις επιχειρήσεις που συμμορφώνονται

 Ο νόμος για την προστασία προσώπων δημιουργεί σημαντικά οφέλη για τις επιχειρήσεις που συμμορφώνονται:

• ενισχύει την ακεραιότητα και διαφάνεια,
• μειώνει τον επιχειρηματικό κίνδυνο
• οδηγεί στην υιοθέτηση μιας κουλτούρας ανοιχτής επικοινωνίας και εμπιστοσύνης
• μειώνει κατά 50% τις οικονομικές απώλειες από περιπτώσεις απάτης λόγω έγκαιρης ανακάλυψης
• το 42% των φαινομένων απάτης αποκαλύπτονται χάρη σε μία μόνο αναφορά.

Ο νόμος 4990/2022 για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου θέτει συγκεκριμένες κανονιστικές απαιτήσεις συμμόρφωσης σε όλες τις επιχειρήσεις με περισσότερους από 50 εργαζομένους.

Η ανάγκη συμμόρφωσης των επιχειρήσεων είναι άμεση λόγω των προβλεπόμενων προθεσμιών και απαιτείται καλή γνώση των υποχρεώσεων και προσεκτικός σχεδιασμός. Η σωστή οργάνωση των καναλιών αναφοράς προστατεύει τις επιχειρήσεις και περιορίζει τις απώλειες που αυτές υφίστανται από απάτες.

Συμβουλές καλής συμμόρφωσης

• Η δυνατότητα υποβολής αναφορών πρέπει να είναι εύκολα εντοπίσιμη (πλατφόρμα, τηλέφωνο, ηλεκτρονική διεύθυνση κ.λπ.).
• Η διαδικασία υποβολής αναφοράς πρέπει να είναι εύκολη στη χρήση της και να παρέχει οδηγίες στους δυνητικούς αναφέροντες με απλά λόγια. Χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή στα θέματα εμπιστευτικότητας και διαχείρισης προσωπικών δεδομένων.
• Μετά από κάθε βάσιμη αναφορά που προκύπτει είναι καλό να γίνεται επαναξιολόγηση και προσαρμογή των πολιτικών και διαδικασιών του συστήματος αναφορών, καθώς και του τρόπου διαχείρισης των αναφορών.

Κυρώσεις

• Με ποινή φυλάκισης και με χρηματική ποινή τιμωρούνται τα πρόσωπα τα οποία:
  1. παρεμποδίζουν ή αποπειρώνται να παρεμποδίσουν την υποβολή αναφοράς σε περιπτώσεις παραβιάσεων που εμπίπτουν στο πεδίο προστασίας του παρόντος,
  2. προβαίνουν σε αντίποινα ή κινούν κακόβουλες διαδικασίες σε βάρος των προσώπων που αναφέρονται στο άρθρο 6,
  3. παραβιάζουν την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα της ταυτότητας των αναφερόντων κατά παράβαση του άρθρου 14.

Για την επιμέτρηση της ποινής συνεκτιμώνται η ένταση των αντιποίνων και η βαρύτητα της παραβίασης.

• Ευθύνη των προσώπων της παρ. 1 σύμφωνα με άλλες διατάξεις δεν αποκλείεται.
• Με ποινή φυλάκισης δύο (2) τουλάχιστον ετών και χρηματική ποινή τιμωρούνται τα πρόσωπα τα οποία εν γνώσει τους προέβησαν σε ψευδείς αναφορές ή ψευδείς δημόσιες αποκαλύψεις.
• Ευθύνη των προσώπων της παρ. 3 σύμφωνα με άλλες διατάξεις δεν αποκλείεται.
• Αν κάποια από τις παραβάσεις του παρόντος τελέστηκε, προς όφελος ή για λογαριασμό νομικού προσώπου, επιβάλλεται σε αυτό διοικητικό πρόστιμο, το ύψος του οποίου δεν μπορεί να είναι μικρότερο από δέκα χιλιάδες (10.000) ευρώ και μεγαλύτερο από πεντακόσιες χιλιάδες (500.000) ευρώ. Για την επιμέτρηση της ανωτέρω κύρωσης λαμβάνονται υπόψη, ιδίως, η βαρύτητα της παράβασης και ο βαθμός της υπαιτιότητας.

Οι Υπηρεσίες μας

1. Παροχή υπηρεσιών Υπεύθυνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) και δήλωση αυτού στην Επιθεώρηση Εργασίας:

a. Επιλογή του κατάλληλου ανά οργανισμού προσώπου για ανάληψη καθηκόντων εξωτερικού συνεργάτη Υπεύθυνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)
b. Εκπαίδευση σε ετήσια βάση εσωτερικά στον Οργανισμό
c. Εκτέλεση καθηκόντων σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο ν.4990/2022

2. Ανάπτυξη διαδικασίας εσωτερικής υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης αναφοράς:

a. Ενδεικτικά περιεχόμενα:

i. Πεδίο εφαρμογής
ii. Είδη παραπτωμάτων
iii. Κανάλια αναφορών
iv. Κατευθύνσεις για την υποβολή αναφορών
v. Αρμοδιότητες της επιτροπής διαχείρισης αναφορών
vi. Προστασία αναφερόντων
vii. Δικαιώματα αναφερόντων και αναφερομένων
viii. Διερεύνηση περιστατικών
ix. Αρμοδιότητες του υπευθύνου διερεύνησης - εποπτεία
x. Εμπιστευτικότητα – ανωνυμία
xi. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα
xii. Ενημέρωση και εκπαίδευση

b. Πλήρως προσαρμοσμένη στις εσωτερικές ανάγκες κάθε οργανισμού διαδικασία αναφορών και διαχείρισης
c. Διασύνδεση διαδικασίας με άλλες παράπλευρες διαδικασίες πχ για διαρροή πληροφοριών, παραβιάσεις της νομοθεσίας ανταγωνισμού κ.α.

3. Παροχή συστήματος λογισμικού, ηλεκτρονικής πλατφόρμας η οποία θα είναι προσβάσιμη στο site του οργανισμού και θα διαχειρίζεται τις αναφορές. Το σύστημα λογισμικού (πιστοποιημένη ηλεκτρονική πλατφόρμα) θα χρησιμοποιείτε για την εσωτερική υποβολή, παραλαβή και παρακολούθηση της αναφοράς, την διαχείριση και την υποστήριξη σε περιβάλλον απόλυτα συμμορφωμένου με τα προσωπικά δεδομένα.
Περιλαμβάνει:

a. hosting,
b. τεχνική διαχείριση,
c. υποστήριξη και εφαρμογή ενημερώσεων ασφαλείας
d. εκπαίδευση διαχειριστών.
e. Υποστηρίζεται απεριόριστος αριθμός χρηστών,
f. εργαζομένων,
g. εξωτερικών συνεργατών,
h. εργολάβων,
i. προμηθευτών
j. καθώς και αναφορών.

Διαδικασία
Στην ιστοσελίδα κάθε οργανισμού θα δημιουργηθεί νέα θεματική ενότητα η οποία θα περιέχει γενικές πληροφορίες για την νομοθεσία Ν4990/22, την πολιτική απορρήτου και την πολιτική περί ανωνυμίας του αναφέροντος. Στην συγκεκριμένη θεματική ενότητα θα υπάρχει σύνδεσμος <<ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΝΑΦΟΡΑΣ>> που θα χρησιμοποιεί ο αναφέρων για να καταγράψει την αναφορά.
Ο σύνδεσμος αυτός θα δρομολογεί στο πιστοποιημένο σύστημα λογισμικού της Hellecon Services .
Τo σύστημα λογισμικού των αναφορών θα φέρει τα logo του οργανισμού και της Hellecon Services.